Článek

Jak používat Úkoly Google k optimalizaci vašeho života

Přepracované, přepracované a znovu spuštěné v loňském roce jsou Úkoly Google vybaveny jednoduchými funkcemi pro správu úkolů, které jsou tak snadno použitelné, že byste mohli být nejméně technicky zdatnou osobou a stále ji bez námahy používat.





Pokud jste hledali a seznam úkolů který se synchronizuje s vaším e-mailem a kalendářem, už nemusíte hledat - vaše odpověď je Úkoly Google. Má schopnost snížit váš život a dostat vás tak organizovanou, že by byla hrdá i Marie Kondo.

V této příručce projdeme vše, co potřebujete vědět o Úkolech Google, abychom vám pomohli optimalizovat váš každodenní život. Od toho, jak to funguje a jak jej synchronizovat s dalšími službami Google, s klávesovými zkratkami a dalšími, narazíme na všechny.





Připraven? Pojďme se ponořit!

jak organizovat videa na youtube

Odeslat obsah


OPTAD-3

Nečekejte, až to udělá někdo jiný. Najměte se a začněte volat výstřely.

Začněte zdarma

Co je Správce úkolů Google?

Oficiálně známý jako Úkoly Google (nezaměňovat se Správcem úloh Google Chrome), tento seznam úkolů Google byl ve skutečnosti poprvé zahájena v roce 2008 . Většinu své existence však strávil ve stínu mnoha dalších populárnějších funkcí technologického giganta.

Skutečnost, že k ní neexistoval přímý přístup jedním kliknutím z desktopového rozhraní Gmailu nebo Google Calendar, také znamenala, že nebyla tak často prozkoumávána jako jiné služby.

Vše se ale změnilo v červnu 2018.

V rámci úsilí o vylepšení prostředí G Suite spustila společnost Google řadu změn, včetně přidávání úkolů k jeho základním službám vedle Disku, Kalendáře, Hangoutů atd.

Jak používat Úkoly Google

Jednoduše řečeno, Google Tasks je služba pro správu úkolů rozebraná na základní jádro. S ním můžete:

  • Přidat a odebrat úkoly
  • Přidejte k úkolům podrobnosti
  • Nastavit termíny a časy úkolů (synchronizace s Kalendářem Google)
  • Dostávat oznámení o úkolech
  • Přidejte e-maily jako úkoly (synchronizace s Gmailem)
  • Přidat dílčí úkoly
  • Označit úkoly jako dokončené
  • Máte více seznamů
  • Máte různé seznamy pro různé účty

Nabízí velmi základní funkce seznamu úkolů v extrémně minimalistickém a uživatelsky přívětivém rozvržení a designu. Můžete si to představit jako digitalizovanou verzi tradičního poznámkového bloku na pero a papír, který nosíte s sebou, ale je integrován do vašeho e-mailu a budíku.

V současné době je určen pro individuální použití a nemá složitější možnosti správy projektů a produktivity, jaké nabízejí Trello, Asana a další produktivní aplikace .

Jeho cílem je poskytnout uživatelům možnost zefektivnit jejich život, je integrován a synchronizován s možnými dvěma nejpoužívanějšími funkcemi G Suite: Gmail a Kalendář Google.

Kde najdete Úkoly Google

Pokud jste běžným uživatelem G Suite, ze změn, které Google v loňském roce zavedl, by se vaše pozornost nejvíce soustředila na nový design Gmailu.

Chytré odpovědi, inteligentní složení e-mailů a schopnost odložit e-maily jsou skvělé a vzrušující nové funkce. Ale co kromě vašeho e-mailu s dalšími novými funkcemi, jako jsou zcela nové Úkoly Google?

Díky své vylepšené verzi nyní Google uživatelům G Suite velmi usnadnil přístup k Úkolům Google. Zde je návod.

Úkoly Google pro počítače

Na ploše jsou Úkoly již integrovány do vašeho rozhraní Google. Můžete jej najít na bočním panelu vpravo z kterékoli z následujících položek: Gmail, Kalendář Google, Disk, Dokumenty, Tabulky a Prezentace.

Toto je panel, který můžete skrýt nebo zobrazit.

Kliknutím na ikonu otevřete seznam úkolů.

Pokud jste poprvé, uvidíte, že výchozí seznam s názvem „Moje úkoly“ již byl vytvořen. Tento seznam nebudete moci smazat, ale můžete jej přejmenovat na libovolný.

A to je stejně snadné jako kliknutí na rozbalovací nabídku (tři svislé tečky) v pravém horním rohu a rozbalení dostupných možností pro úpravu seznamu - včetně jeho přejmenování.

Aplikace Google Úkoly

Stahování aplikace je zcela zdarma z obchodu Google Play a iOS App Store.

Podobně pro aplikaci budou mít uživatelé, kteří poprvé používají, stejný seznam „Moje úkoly“, který již lze pro ně přejmenovat.

Orientace v mobilních a desktopových verzích je téměř stejná. Jediný rozdíl je v tom, že rozbalovací nabídka v mobilní aplikaci je umístěna vpravo dole namísto vpravo nahoře.

A stejně jako všechny ostatní funkce G Suite se automaticky synchronizuje jak verze aplikace, tak verze pro stolní počítače.

Přidejte připomenutí úkolům Google z Kalendáře Google

Pokud jste používali Kalendář Google připomenutí a začínáte s Úkoly uspořádat si život, určitě by pomohlo mít vaše připomenutí a úkoly v jednom seznamu pro snadné prohlížení.

Připomenutí Kalendáře Google koneckonců fungují stejně jako Úkoly a zhuštění všeho do jednoho zobrazení vylučuje potřebu přepínat tam a zpět. Navíc to všechno spadá do plánu Google pro úkoly, které mají být „Jeden cíl pro sledování toho, co musíte v G Suite dělat.“

Stávající připomenutí můžete zkopírovat z Kalendáře Google ve dvou snadných krocích:

  1. Otevřete rozbalovací nabídku
  2. Vyberte poslední možnost v seznamu: „Kopírovat připomenutí do úkolů“

Toto je však pouze jednorázový import. Změny, jako jsou úpravy připomenutí nebo nová připomenutí přidaná do Kalendáře Google po zkopírování stávajících připomenutí, se tedy v Úkolech automaticky neprojeví. Jakákoli synchronizace připomenutí a úkolů od tohoto bodu musí být provedena ručně opakováním výše uvedených kroků.

Zobrazit úkoly v Kalendáři Google

Pokud jste plánovač, budete chtít mít možnost prohlížet si své úkoly v kalendáři, abyste si je mohli uspořádat. Naštěstí s Úkoly máte možnost to udělat v Kalendáři Google, pokud jste nastavili datum (a čas) svého úkolu. Postup naplánování úkolu:

  1. Vyberte možnost přidání úkolu, nebo pokud již máte úkol vytvořený, přejděte do režimu úprav
  2. Klikněte na „Přidat datum / čas“
  3. Uveďte datum (a čas), pro které chcete úkol naplánovat
  4. Klikněte na „OK“, pokud jste na ploše, nebo „Hotovo“, pokud používáte aplikaci

Můžete se také rozhodnout naplánovat opakující se úkol, což by mohlo být užitečné, pokud máte léky, které potřebujete užívat denně nebo pravidelně, nebo máte sklon zapomínat na věci, jako je včasné placení účtů.

Aby se vaše naplánované úkoly zobrazovaly v Kalendáři Google, ujistěte se, že máte v Kalendáři Google vybranou možnost „Úkoly“ a bude uvedena v příslušném časovém úseku. Pokud úkolu není přiřazen žádný konkrétní čas, bude jednoduše uveden jako úkol „Celý den“.

Přeplánujte si úkoly v Kalendáři Google

Uprostřed shonu života je běžné, že plány nemusí vždy vyjít podle plánu. Pokud potřebujete změnit rozvrh svých úkolů, můžete tak učinit přímo z Kalendáře Google na ploše.

Ve skutečnosti to funguje přesně stejně jako při změně plánu události. Samozřejmě existuje old-school metoda výběru úkolu, přechodu do režimu úprav a následného přiřazení nového data a času.

Případně můžete jednoduše přetáhnout.

Pokud jste v denním zobrazení, lze úkoly, kterým byl přiřazen konkrétní čas, přesunout do jiného časového úseku. „Celodenní“ úkoly však budou vyžadovat metodu staré školy, aby mohly být přeloženy.

Pokud jste v zobrazení týdne, úkoly, kterým byl přiřazen konkrétní čas, lze přesunout do libovolného časového úseku v daném týdnu. „Celodenní“ úkoly lze také přesunout na jiný den, pokud připadne na stejný týden.

Proces přeplánování se z pohledu měsíce trochu ztuhne, protože věci se pak zhušťují. Úkoly, které byly nastaveny na konkrétní čas a datum, nelze přesunout do jiného časového slotu ve stejný den a lze je přesunout pouze do jiného dne (ve stejném měsíci) při zachování stejného časového úseku. Totéž platí pro úkoly „Celý den“.

Dostávejte oznámení o úkolech Google

Pokud vedete velmi přeplněné dny, možná budete chtít aktivovat oznámení, která vám usnadní život a připomenou si, kdy je úkol třeba. Pokud jste pro svůj úkol nastavili čas, obdržíte oznámení Kalendáře Google na plochu v naplánovaném čase. Nebojte se, pokud náhodou nejste u počítače, protože také obdržíte oznámení z aplikace Úkoly.

znám všechny klávesové zkratky

Pokud jste nastavili datum, ale ne čas, obdržíte oznámení v 9:00 místního času v den, kdy byl úkol nastaven.

V Kalendáři Google se zobrazí pouze úkoly, které mají nastavená data. Ty se synchronizují automaticky, což znamená, že jakékoli změny data, času nebo podrobností se automaticky projeví v Kalendáři Google. A naopak.

Přidejte e-mail jako úkol

Máte důležitý e-mail, na který chcete odpovědět, na který jste se jednoduše nedostali, když jste jej obdrželi? To může velmi dobře být případ, pokud jste úspěšný podnikatel s přeplněným plánem. Už si nemusíte dělat starosti, nyní na to existuje jednoduché řešení.

Jednou z nejlepších funkcí Úkolů je, jak snadno se integruje s Gmailem. Kromě toho, že máte na ploše zobrazení služby Gmail i Úkoly typu vše v jednom, můžete nyní ke svým úkolům snadno přidávat e-maily.

V prohlížeči na ploše

  1. Přejděte do své doručené pošty
  2. Otevřete Úkoly z pravého postranního panelu
  3. Přetáhněte e-mail do seznamu úkolů

Pokud jste již v e-mailu, klikněte na rozbalovací nabídku vaší doručené pošty nahoře a vyberte „Přidat k úkolům“. To funguje bez ohledu na to, zda máte otevřený postranní panel Úkoly.

Pokud je váš seznam seřazen podle data, nový úkol se přidá do kategorie „Žádné datum“ v dolní části seznamu. Pokud je máte seřazené podle „Moje objednávka“, jde to úplně nahoru.

Úkol je automaticky pojmenován jako předmět e-mailu a pro usnadnění je v úkolu přímý odkaz na e-mail.

V aplikaci Gmail

  1. Otevřete e-mail, který chcete nastavit jako úkol
  2. Klepněte na tři svislé tečky v pravém horním rohu (vedle možnosti označit jako přečtené / nepřečtené)

  1. Vyberte možnost „Přidat k úkolům“

Chcete-li úkol zobrazit nebo upravit, jednoduše klikněte na „Zobrazit“ v potvrzovací zprávě, která se okamžitě objeví. Je to však jen na pár sekund.

Pokud vám chybí, jednoduše otevřete aplikaci a vyhledejte nově zadaný e-mail. Pokud máte seznam seřazený podle data, úkol najdete v dolní části pod položkou „Bez termínu“. Jinak by to měl být první úkol na vašem seznamu.

Stejně jako jakýkoli jiný úkol můžete přidat podrobnosti, dílčí úkoly a nastavit datum a čas (například jako připomenutí, abyste odpověděli). A stejně jako u verze pro stolní počítače je v dolní části přímý odkaz na e-mail pro snadný přístup.

Třídění úkolů

Úkoly můžete seřadit podle data nebo v libovolném pořadí, ve kterém je chcete mít. To lze provést roztažením rozbalovací nabídky a výběrem možnosti „Moje objednávka“ nebo „Datum“.

Mít své úkoly seřazené podle data v zásadě znamená, že úkoly s nejranějším plánovaným termínem splnění budou uvedeny v horní části vašeho seznamu a podle toho budou klesat.

Pamatujte, že nemůžete změnit uspořádání svých úkolů, pokud je máte seřazené podle data.

Abychom zde mohli zahájit debatu „naléhavý versus důležitý“, úkol, který má přijít dále, zjevně neznamená, že jde o nejnaléhavější úkol. Takže můžete své úkoly třídit sami pomocí „Moje objednávka“.

Ve výchozím nastavení se jedná o pořadí, ve kterém jste zadali úkoly, s nejnovějším přírůstkem v horní části seznamu. Úkoly však můžete uspořádat, jak chcete.

jak udělat pod cast

Stojí za zmínku, že si můžete zvolit, že budete mít své úkoly v aplikaci a na ploše tříděné odlišně (např. Podle data v aplikaci a podle vlastní objednávky na ploše nebo naopak).

Klávesové zkratky

Jako by Úkoly ještě nebyly dost snadné, Google zavedl klávesové zkratky pro verzi pro stolní počítače, aby byla ještě uživatelsky přívětivější.

Většina z těchto zástupců vyžaduje, aby byl úkol nejprve vybrán. Uděláte to tak, že na něj kliknete, aby se zobrazil kurzor, a poté dvakrát stisknete tlačítko „uniknout“. Úkol je vybrán, pokud má kolem svého okraje šedý stín.

Zde je seznam užitečných klávesových zkratek:

Shift + Enter: Zobrazení / úpravy podrobností úkolu (úkol musí být vybrán)

Esc: Ukončí režim zobrazení podrobností úkolu nebo režim úprav

Prostor: Označí úkol jako dokončený nebo nedokončený (úkol musí být vybrán)

jak používáte emodži na macu

Zadejte: Přidá nový úkol nebo vstoupí do režimu úprav úkolu (musí být vybrán jakýkoli úkol)

Backspace: Odstraní úkol (vyberte úkol, který chcete odstranit, a podržte klávesu Backspace, jako byste mazali název úkolu)

A několik dalších:

Alt + šipka nahoru: Přesune úkol nahoru (úkol musí být vybrán)

Alt + šipka dolů: Přesune úkol dolů (úkol musí být vybrán)

Ctrl nebo Command +]: Přidá k úkolu odsazení

Ctrl nebo Command + [: Odebere odsazení z úkolu

Shift + T: Přidá e-mail jako úkol

G + K: Otevírá úkoly

A hej, také vám to usnadníme. Chcete-li získat úplný seznam těchto zkratek, jednoduše otevřete rozbalovací nabídku a vyberte možnost „Klávesové zkratky“.

Případně stačí stisknout Ctrl nebo Command + / v zobrazení Gmailu nebo Kalendáře Google na ploše. Aby to fungovalo, musí být otevřené úkoly.

Závěr

Díky snadné přístupnosti a použitelnosti Úkolů Google je používání absolutním potěšením. Google má na svém webu zveřejněného podrobného průvodce Výukové centrum G Suite . Ale je to upřímně tak přímočaré, že k pochopení toho, jak se v něm pohybovat, opravdu není potřeba žádný výcvik ani průvodce.

Jeho plynulá integrace s dalšími funkcemi G Suite, zejména s Gmailem a Kalendářem Google, nabízí uživatelsky velmi příjemný zážitek. Zde je stručné shrnutí toho, co vám tato integrace umožňuje:

  • Zkopírujte připomenutí Kalendáře Google do Úkolů Google a získejte ucelený přehled o svém harmonogramu v obou službách
  • Prohlížejte si své úkoly v Kalendáři Google, abyste nemuseli přepínat tam a zpět
  • Změňte si harmonogram úkolů pomocí Kalendáře Google pro snadnou organizaci nebo reorganizaci
  • Přidejte e-maily z Gmailu jako úkol, abyste si připomněli, že se k nim dostanete později
  • Použijte klávesové zkratky ze základních služeb G Suite pro snadný přístup a správu vašich úkolů

Ať už myslíte zahájení podnikání nebo již máte jeden spuštěný, díky jednoduchému designu a funkcím Úkolů Google bude správa úkolů vaší firmy bezproblémová.

Chcete se dozvědět více?



^